بیشتر شرکت‌ها با چند ابزار جدا شروع می‌کنند و تا مدتی هم همین ابزارها کار را جلو می‌برند. اما روزی می‌رسد که هزینهٔ نگه داشتن این ابزارهای جدا، از فایده‌شان بیشتر می‌شود. این مقاله نشانه‌های رسیدن به این نقطه را مرور می‌کند و نشان می‌دهد یک پلتفرم یکپارچه مثل دیامایند، در کنار دیاکو، چه چیزی را عوض می‌کند.
ابزارهای جدا، تا کجا جواب می‌دهند؟
شرکتی را در نظر بگیرید که ده سال پیش با یک نرم‌افزار مالی، یک دفتر تلفن و چند فایل اکسل کارش را شروع کرده. بعد یک پیام‌رسان برای هماهنگی تیم آمده، یک سامانهٔ پیامک برای اطلاع‌رسانی، یک تقویم مشترک برای جلسه‌ها و شاید یک CRM ساده برای ثبت مشتری. هر کدام از این ابزارها در زمان خودش یک مشکل واقعی را حل کرده است.
مشکل از جایی شروع می‌شود که کار بین این ابزارها جابه‌جا می‌شود. مشتری در CRM ثبت شده، تماسش در دفتر تلفن، پیامش در پیام‌رسان شخصی کارشناس و فاکتورش در نرم‌افزار مالی. هیچ‌کدام از این ابزارها مقصر نیستند. فقط هیچ‌کدام تصویر کامل را ندارند و کسی که باید این تصویرها را به هم بچسباند، معمولاً مدیر است.
ابزارهای جدا تا وقتی جواب می‌دهند که تیم کوچک باشد، همه همدیگر را ببینند و حافظهٔ چند نفر جای سامانه را پر کند. با رشد شرکت، این حافظه دیگر کافی نیست.
پنج نشانهٔ نیاز به پلتفرم یکپارچه
اگر سه مورد یا بیشتر از این نشانه‌ها در سازمان شما دیده می‌شود، احتمالاً به نقطهٔ تغییر رسیده‌اید:
- برای یک عدد ساده باید از چند نفر بپرسید: مثلاً برای اینکه بدانید فروش این ماه نسبت به هدف کجاست، باید از مدیر فروش، حسابداری و یک کارشناس گزارش بگیرید.
- گزارش فروش و گزارش مالی با هم نمی‌خوانند: جلسهٔ هفتگی به‌جای تصمیم، صرف تطبیق عددها می‌شود.
- با رفتن یک کارشناس، سابقهٔ مشتری هم می‌رود: پیگیری‌ها، قول‌ها و شماره‌ها در گوشی و دفتر شخصی او بوده است.
- مشتری حرفش را چند بار تکرار می‌کند: یک بار به فروش، یک بار به خدمات و یک بار به مالی، چون هیچ‌کدام سابقهٔ گفت‌وگوی دیگری را نمی‌بینند.
- مدیر فقط وقتی خبردار می‌شود که دیر شده: مشتری ناراضی رفته، فرصت به رقیب رسیده یا تأییدی چند روز روی میز کسی مانده.
این نشانه‌ها معمولاً یک‌شبه ظاهر نمی‌شوند. بی‌صدا شکل می‌گیرند و وقتی دیده می‌شوند که یک تصمیم مهم اشتباه از آب درآمده است.
هزینهٔ ادامه با ابزارهای جدا
هزینهٔ ابزارهای جدا در هیچ سند مالی ثبت نمی‌شود، اما هر ماه از سود کم می‌کند. این هزینه‌ها معمولاً در فاصله‌ها پنهان‌اند: فاصلهٔ بین دو واحد، بین دو تماس و بین تصمیم و اجرا.
- فرصت‌های سوخته: سرنخی که از اینستاگرام آمد و کسی مسئول پیگیری‌اش نبود.
- تماس‌های بی‌پاسخ: مشتری‌ای که زنگ زد، جواب نگرفت و به رقیب زنگ زد.
- زمان مدیران: ساعت‌هایی که صرف جمع کردن گزارش از چند منبع می‌شود.
- دوباره‌کاری: ثبت یک مشتری در چند جا و بعد تطبیق دادن آن‌ها.
- بودجهٔ بازاریابی بی‌سنجش: هزینه‌ای که نمی‌دانید کدام بخشش فروش آورد.
- وابستگی به افراد: دانشی که با جابه‌جایی یک نفر از سازمان می‌رود.
در یک مثال فرضی، اگر مدیر فروش یک شرکت تولیدی هر هفته حدود چهار ساعت فقط برای جمع کردن و تطبیق گزارش وقت بگذارد، این یعنی تقریباً دو هفتهٔ کاری کامل در سال که به‌جای مدیریت فروش، صرف گزارش‌گیری شده است. و این تنها یکی از هزینه‌هاست.
پلتفرم یکپارچه چه چیزی می‌دهد
پلتفرم یکپارچه یعنی اطلاعات یک‌بار ثبت شود و همه‌جا همان باشد. دیامایند پلتفرم رشد و توسعهٔ کسب‌وکار است و این بخش‌ها را در یک جریان کنار هم می‌گذارد:
| بخش | چه مشکلی را حل می‌کند |
|---|---|
| مدیریت مشتری و فروش | پروفایل ۳۶۰ مشتری، مسیر فروش و اقدام بعدی برای هر فرصت |
| مرکز تماس | شناسایی تماس‌گیرنده و صف تماس برگشتی تا رسیدن به نتیجه |
| ارتباطات و شبکه‌های اجتماعی | پیام همهٔ کانال‌ها در یک صندوق و متصل به پروندهٔ مشتری |
| تیکتینگ و پورتال مشتری | هر درخواست صاحب، اولویت و زمان پاسخ تعهدشده دارد |
| اتوماسیون و گردش کار | کار خودش به نفر بعدی می‌رود و تأخیر به سطح بالاتر ارجاع می‌شود |
| شاخص‌ها و اتاق فرمان | نبض امروز کسب‌وکار و هشدار پیش از بحران |
| دیجیتال مارکتینگ و وبینار | سنجش سهم واقعی هر کانال در فروش |
نکتهٔ مهم برای مشتریان دیاکو این است که دیامایند جدا از نرم‌افزار مالی‌شان نیست. عضو همان خانواده است. مشتری و سرنخ مستقیم از دیاکو خوانده می‌شوند، پس اختلاف بین عدد فروش و عدد مالی از منبع حذف می‌شود.
از داده تا اقدام با دیامِیت
یکپارچه شدن داده قدم اول است. قدم بعدی این است که مدیر بتواند بدون گزارش‌ساز و بدون متخصص داده، از این داده پاسخ بگیرد. این کار دیامِیت است، دستیار هوشمند داخل دیامایند.
یک سؤال مدیریتی واقعی را در نظر بگیرید: «چرا فروش این ماه کمتر از ماه قبل است؟» در حالت معمول، پاسخ این سؤال چند روز طول می‌کشد. با دیامِیت، مسیر این‌طور است:
- سؤال به زبان ساده: سؤال را به فارسی ساده می‌پرسید، حتی با غلط تایپی یا فینگلیش.
- کاوش هوشمند داده‌ها: دیامِیت داده‌ها را کاوش می‌کند و مثلاً نشان می‌دهد افت در مرحلهٔ مذاکره است.
- ریشه‌یابی و تحلیل: علت را پیدا می‌کند، مثلاً چند فرصت بزرگ بیش از یک هفته پیگیری نشده‌اند.
- تعیین مسئول و پیشنهاد: مسئول هرکدام را نشان می‌دهد و پیشنهاد می‌کند کار پیگیری ساخته شود.
- ثبت و تأیید نهایی: با تأیید صریح شما، وظیفه یا پیگیری ساخته می‌شود.
دیامِیت می‌تواند دستورهای اجرایی مثل پیامک، پیگیری، وظیفه، پروژه و جلسه را آماده کند، اما هیچ کاری بدون تأیید شما انجام نمی‌شود. همچنین بدون نیاز به اینترنت کار می‌کند و فقط به داده‌هایی دسترسی دارد که در محدودهٔ نقش هر کاربر است. یعنی کارشناس فروش از دیامِیت همان چیزی را می‌گیرد که اجازهٔ دیدنش را دارد.
مسیر استقرار مرحله‌به‌مرحله
یکی از نگرانی‌های رایج مدیران این است که رفتن به سمت پلتفرم یکپارچه، کار روزمره را مختل کند. استقرار دیامایند برای همین مرحله‌به‌مرحله طراحی شده و چهار مرحله دارد:
- شناخت: مسیر فعلی کار در سازمان از نزدیک دیده می‌شود و گلوگاه‌ها و جاهایی که کار گم می‌شود پیدا می‌شوند.
- طراحی: جریان کار، مسئول و موعد هر مرحله بر اساس کار واقعی شما طراحی می‌شود، نه یک الگوی آماده.
- اجرا: جریان با تیم شما اجرا می‌شود و اطلاعات از ابزارهای قبلی منتقل می‌شود. انتقال از CRMهای دیگر مثل پارس‌ویتایگر، کاربوم و رایان هم پیش‌بینی شده است.
- رشد: پس از اجرا، جریان‌ها کم‌کم بهتر می‌شوند و بخش‌های تازه اضافه می‌شوند.
نصب روی سرور خود سازمان انجام می‌شود و داده نزد خودتان می‌ماند. استقرار معمولاً بین ۴۵ تا ۹۰ روز کاری طول می‌کشد. اگر بعدها به امکانات بیشتری نیاز داشتید، ارتقای پکیج بدون پیاده‌سازی دوباره انجام می‌شود. این یعنی لازم نیست از روز اول همه‌چیز را بخرید. می‌توانید از نقطهٔ درست شروع کنید و همراه با سازمان رشد کنید.
جمع‌بندی
نیاز به پلتفرم یکپارچه با یک تاریخ مشخص اعلام نمی‌شود. با نشانه‌ها خودش را نشان می‌دهد: گزارش‌هایی که با هم نمی‌خوانند، سابقه‌ای که با رفتن افراد گم می‌شود، مشتری‌ای که حرفش را تکرار می‌کند و مدیری که همیشه دیر خبردار می‌شود. اگر این نشانه‌ها برایتان آشناست، ادامه دادن با ابزارهای جدا هزینه‌ای دارد که دیده نمی‌شود اما واقعی است.
یک چک‌لیست کوتاه برای این هفته:
- کدام‌یک از پنج نشانه در سازمان شما دیده می‌شود؟
- مدیران شما هر هفته چند ساعت صرف جمع کردن گزارش می‌کنند؟
- اگر فردا کارشناس اصلی فروش برود، چه اطلاعاتی با او می‌رود؟
- آخرین بار کی عدد فروش و مالی بدون جلسهٔ تطبیق با هم خواندند؟
اگر پاسخ این پرسش‌ها شما را به فکر انداخته، یک جلسهٔ شناخت کوتاه کمک می‌کند ببینید سازمانتان کجای این مسیر است و دیامایند، در کنار دیاکو، از کجا باید شروع کند. برای رزرو جلسهٔ شناخت و دموی اختصاصی به DiaMindSystem.com سر بزنید، با ۰۳۱-۳۵۱۹۵۰۰۰ تماس بگیرید یا به info@diacosystem.com ایمیل بزنید.
تفاوت CRM و سیستم مدیریت جریان فروش
می‌خواهید جلوی گم‌شدن پیگیری‌ها و سوختن فرصت‌های فروش را بگیرید؟
اگر CRM دارید اما هنوز «اقدام بعدی» و پیگیری‌ها بین افراد و کانال‌ها گم می‌شود، یعنی به یک سیستم مدیریت جریان فروش کنار CRM نیاز دارید. یک جلسهٔ شناخت و دموی اختصاصی با کارشناسان ما هماهنگ کنید.
پاسخگوی سوالات شما هستیم: