سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به‌منظور حذف دفاتر پلمپ کاغذی و ثبت الکترونیکی دفاتر روزنامه و کل، توسط سازمان امور مالیاتی کشور راه‌اندازی شده است. این سامانه، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول قانون مالیات‌ها را ملزم می‌سازد دفاتر قانونی خود را در قالب دیجیتال ارائه دهند.

فرآیند استفاده از سامانه شامل دریافت نام کاربری از درگاه ملی خدمات مالیاتی، ورود به سامانه، دریافت و تکمیل قالب اکسل اطلاعات حساب، بارگذاری فایل و مشاهده گزارش بارگذاری‌ها است. اطلاعات شامل کد و عنوان حساب‌های کل، معین و تفصیلی و نیز گردش بدهکار و بستانکار به تفکیک تاریخ بوده و باید طبق ساختار دقیق و در بازه زمانی مشخص ارسال شود.

مزایای کلیدی این سامانه شامل انطباق کامل با مقررات مالیاتی، کاهش خطاهای انسانی، تسهیل رسیدگی مالیاتی و یکپارچگی با سامانه‌هایی نظیر مودیان و صورت‌حساب الکترونیکی است. رعایت قالب استاندارد، فرمت تاریخ و ساختار دقیق داده‌ها از الزامات کار با سامانه محسوب می‌شود. برای فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد، استفاده از فرمت CSV ضروری است.

در نهایت، این سامانه بستری هوشمند برای ثبت، نگهداری و ارائه اطلاعات مالی فراهم کرده و با کاهش ریسک‌های مالیاتی، ابزار مؤثری برای تصمیم‌گیری مالی مدیران به شمار می‌آید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر و آشنایی کامل با مراحل ثبت و بارگذاری دفاتر تجاری الکترونیکی، می‌توانید فایل راهنمای تهیه‌شده را که به‌صورت PDF تدوین شده است، دانلود کرده و مطالعه نمایید. این فایل شامل توضیحات کامل، تصاویر آموزشی و نکات ضروری برای استفاده صحیح از سامانه می‌باشد و به شما کمک می‌کند تا بدون خطا فرآیند ثبت اطلاعات را انجام دهید.

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

مراحل ثبت‌نام و ارسال اطلاعات در سامانه مالیاتی کشوربرای شروع فعالیت رسمی در سامانه مالیاتی کشور و ارائه اطلاعات کسب‌وکار، لازم است چند گام مشخص و منظم را طی کنید. در اینجا روند کلی را معرفی می‌کنیم و در ادامه می‌توان هر مرحله را به‌صورت جزئی بررسی کرد.

1. ایجاد حساب کاربری در سامانه

در نخستین گام، باید به آدرس my.tax.gov.ir مراجعه کرده و با استفاده از اطلاعات هویتی و شناسایی مرتبط با کسب‌وکار، ثبت‌نام کنید. وارد کردن کد ملی، شماره تماس، و مشخصات اقتصادی مانند شماره اقتصادی الزامی است.

2. ثبت اطلاعات دفاتر قانونی

پس از تکمیل ثبت‌نام، نوبت به درج اطلاعات دفاتر قانونی می‌رسد. دفاتر روزنامه و کل باید مطابق با اصول حسابداری و مقررات سازمان امور مالیاتی وارد سامانه شوند تا مبنای بررسی‌های بعدی قرار گیرند.

3. بارگذاری اطلاعات مالی سالانه

در این مرحله باید جزئیات کامل وضعیت مالی کسب‌وکار خود را در سامانه وارد کنید. اطلاعاتی نظیر میزان درآمد، هزینه‌های جاری، تراز سود و زیان، خرید و فروش‌ها و سایر جزئیات مالی باید به‌درستی درج شوند.

4. تهیه و مشاهده گزارش مالی

پس از ثبت اطلاعات، سامانه به‌صورت خودکار گزارشی تحلیلی از وضعیت مالی شما تهیه می‌کند. این گزارش برای ارسال به سازمان امور مالیاتی آماده می‌شود و می‌تواند مبنای تصمیم‌گیری برای پرداخت مالیات باشد.

5. ارسال نهایی اطلاعات به سازمان مالیاتی

پس از اطمینان از صحت داده‌ها، اطلاعات ثبت‌شده را برای بررسی به سازمان امور مالیاتی کشور ارسال می‌کنید. در صورت وجود اشکال یا نقص، سامانه پیام هشدار صادر می‌کند و در غیر این صورت، پرونده وارد مرحله ارزیابی می‌شود.

6. دریافت تأییدیه نهایی و پرداخت مالیات

در انتها، پس از تایید اطلاعات، یک رسید یا تأییدیه رسمی از طرف سازمان صادر می‌شود. این سند به‌عنوان گواهی پایان فرآیند ثبت اطلاعات مالیاتی شناخته می‌شود و در صورت نیاز، راهنمای پرداخت مبلغ مالیات نیز ارائه خواهد شد.

راهنمای گام به گام  با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

در این راهنما، مراحل اصلی استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به زبان ساده و کاربردی تشریح شده‌اند تا کاربران بتوانند بدون سردرگمی، فرآیند ثبت و ارسال اطلاعات مالی خود را با موفقیت انجام دهند.

۱. ورود به سامانه

برای شروع، ابتدا وارد درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی شوید. از صفحه نخست، روی گزینه «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» کلیک کنید تا به صفحه ورود هدایت شوید. در این بخش با استفاده از نام کاربری و رمز عبوری که از طریق ثبت‌نام دریافت کرده‌اید، وارد سیستم شوید.

۲. دانلود قالب اکسل

برای ارسال اطلاعات دفاتر تجاری، باید ابتدا قالب اکسل مخصوص را دانلود کنید. این فایل شامل ستون‌هایی است که باید دقیقاً طبق ساختار آن‌ها، اطلاعات حسابداری خود را وارد کنید.

این فایل در ادامه متن برای دانلود در اختیار شما قرار گرفته و دقیقاً بر اساس فرمت و الزامات ذکرشده در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی تنظیم شده است. لطفاً سطرها را مطابق اطلاعات مالی خود تکمیل کرده و از این فایل برای بارگذاری در سامانه استفاده نمایید.

۳. دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

• هنگام پر کردن فایل اکسل باید نکات زیر رعایت شود:
• همه اطلاعات باید فقط در یک شیت (Sheet) وارد شوند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها تغییر نکند و کاملاً مطابق قالب سامانه باشد.
• فقط یکی از ستون‌های "گردش بدهکار" یا "گردش بستانکار" باید در هر سطر مقدار داشته باشد.
• مقادیر واردشده فقط عددی باشند.
• در صورتی که تعداد ردیف‌ها بیش از ۱۰۰۰ باشد، باید فایل با فرمت CSV ذخیره و بارگذاری شود.
• تاریخ گردش به صورت YYYY/MM/DD نوشته شود و در بازه‌ی تعریف‌شده باشد.

۴. تنظیمات پیش از بارگذاری فایل

قبل از ارسال فایل در سامانه، کاربر باید تنظیمات زیر را مشخص کند:

• نوع فایل: Excel یا CSV
• فرمت جداکننده (در صورت انتخاب CSV)
• تاریخ انتهای دوره مالی مربوط به فایل
• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از فهرست انتخاب می‌شود)

۵. بارگذاری فایل و پیش‌نمایش

بعد از انتخاب فایل مورد نظر و انجام تنظیمات:

• فایل آپلود می‌شود و ۵ سطر اول آن در بخش پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.
• فقط فایل‌هایی که فرمت صحیح و ساختار منطبق با قالب دارند، پذیرفته می‌شوند.
• اگر نوع فایل با تنظیم انتخاب‌شده مطابقت نداشته باشد، سامانه اجازه بارگذاری نخواهد داد.

۶. مشاهده وضعیت فایل‌های بارگذاری‌شده

در داشبورد سامانه، بخشی به نام «تاریخچه بارگذاری» قرار دارد که اطلاعات کامل فایل‌های قبلی را نمایش می‌دهد:

مزایای استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

• کاهش هزینه و زمان: حذف نیاز به دفاتر کاغذی و مراجعه حضوری
• افزایش دقت: ساختار استاندارد و بررسی سیستمی اطلاعات، خطاها را کاهش می‌دهد
• امکان پیگیری آنلاین: کاربران می‌توانند وضعیت ارسال‌ها و پاسخ‌ها را از داخل سامانه بررسی کنند.

پلاگین سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دیاکو

شرکت دیاکو سیستم با توجه به اهمیت بالای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و به‌منظور تسهیل کار کاربران، محصولی اختصاصی با عنوان "پلاگین سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی" طراحی و ارائه کرده است. 

شما می‌توانید همین حالا این ابزار کاربردی را تهیه کرده و به‌سادگی از امکانات آن بهره‌مند شوید.